لو كان مايكروسوفت أوفيس بلدًا ، فسيكون ثالث أكبر دولة من حيث عدد السكان في العالم اذ أن 1.2 مليار شخص يستخدمون مجموعة واحدة من التطبيقات وهم يتحدثون أزيد من100 لغة!
لكن الآن ، أنت وأنا نتحدث باللغة العربية وسنتحدث عن الأداة الأكثر شعبية في ترسانة مايكروسوفت أوفيس (Microsoft Office) التي هي مايكروسوفت وورد 2016.
يتم استخدام محرر المستندات هذا لكتابة مجموعة متنوعة من المستندات من تطبيق بسيط عادي إلى مذكرة مكتب ونعتقد أنه يمكننا العمل مع وورد (Word) ولكن عندما نجلس لكتابة تقرير مهني جاد ، نكتشف حقيقة مهمة وهي أنك تحتاج لكتابة التقارير الاحترافية إلى مجموعة مختلفة من المهارات.
لذا ، اسأل نفسك هذا هل يمكنك القفز من وثيقة واحدة إلى تقرير مطول وهل تعرف كل ميزات مايكروسوفت وورد التي ستساعد في إدارة مشروع المستند الكبير؟ 
هل يمكنك التعاون في العمل مع أعضاء الفريق الآخرين؟
قد تكون طالبًا أو مالك شركة صغيرة أو عامل مكتب ... وستحتاج إلى إنشاء تقرير أو مستند مهيأ من نوع ما وسيساعدك دليل موقع المتقدم هذا على تحديث التقنيات الخاصة بك والارتقاء بنهج التصميم الخاص بك.

كتابة تقرير

تتضمن كتابة التقارير بحثًا ثم نشر نتائج هذا التحليل وفي العالم الاحترافي ، تعتبر نظرة أو ظهور ما تنشره أمرًا بالغ الأهمية اذ يمكن أن تؤدي النتيجة النهائية المبهجة إلى تلميع سمعتك وتعزيز علامتك التجارية الشخصية.
ستوفر لك الخطوات الموضحة أدناه ميزات الخبراء في التعامل الاحترافي مع مايكروسوفت وورد 2016. 

الخطوة 1: تحديد الغرض

قبل أن تبدأ التقرير ، يجب أن تعرف أولاً سبب كتابته في المقام الأول والتقارير تنقسم لأنواع كثيرة ولكنها إما تهدف إلى إعلام أو إقناع ويمكن أن يكون المقصود هو وصف العملية التقنية أو مشاركة المعلومات الأساسية أو إظهار التقدم المحرز في المشروع.
اسأل نفسك ماذا و ماذا وسيساعدك هذا في تقطير الهدف إلى نقطة رئيسية واحدة والتمسك بها بدلاً من التجول في التفاصيل غير الضرورية.

الخطوة 2: تحديد جمهورك

الاعتبار الثاني المهم هو تقييم جمهورك وهل سيكونون قادرين على فهم ما الذي تتحدث عنه؟ 
هل هناك مستويات مختلفة من القراء الذين سيقرأون التقرير؟ وستؤثر معرفة القارئ بالموضوع بشكل كبير الى تحديد المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها.
حدد الجمهور الأساسي ثم أعد كتابة التقرير على المستوى الفني المناسب ويمكن دعم الجمهور الثانوي بمعلومات إضافية في نهاية التقرير.

الخطوة 3: معرفة صلب الموضوع الخاص بك

يجب أن تعرف ما الذي تتحدث عنه ولذا ، ابحث في الموضوع وقم بتضمين جميع المعلومات ذات الصلة لإثبات وجهة نظرك وتأكد من توصلك إلى نتيجة بناءً على الحقائق وليس الرأي الشخصي. 
يجب أن تكون المعلومات صحيحة وحديثة ومرجع جيدًا.
استخدم أيضًا مجموعة متنوعة من الموارد ، مثل المجلات والمقالات الصحفية والكتب والمواقع الإلكترونية والكتيبات والبيانات الأولية والتقارير السنوية والخطب للمساعدة في دعم وجهة نظرك وفقط لا تلتزم بويكيبيديا.

الخطوة 4: الخطوط العريضة للتقرير

لقد قمت بالبحث ولذا هناك الكثير من المعلومات التي تنتظر طباعتها ولكن انتظر! لا تغرق وقم بإعداد المخطط النهائي للتقرير والذي سيكون مخطط نقاط الطرق لمساعدتك في التنقل من البداية إلى النهاية والمخطط هو المخطط اذ سوف يمنحك رؤية عين الطائر للأرض ويظهر لك أيضًا المكان الذي تحتاج إليه لملء التفاصيل ويمكن أن يتضمن هيكل تقرير الفكرة العناصر التالية:
  • - صفحة عنوان الكتاب
  • - ملخص تنفيذي
  • - جدول المحتويات
  • - المقدمة
  • - نص التقرير
  • - استنتاج
  • - توصيات
  • - الملحق
  • - المصادر والمراجع
إنشاء مخطط الوثيقة في عرض المخطط التفصيلي على مايكروسوفت وورد هي ميزة قوية يمكن أن تساعدك على تنظيم مستند حتى قبل البدء في ملء البحث واستفد من نماذج العصف الذهني ورسم خرائط العقل أيضًا.

الخطوة 5: الكتابة و تحرير و التدقيق والإنهاء

بمجرد الانتهاء من هيكلة تقريرك ، فقد حان الوقت لملء الرؤوس بالمحتوى وأنا شخصياً أجد أنه من الأفضل معالجة جزء من كل قسم ، ثم تجميعه بالمعلومات اذ يمكنك القيام بذلك إذا كنت تريد أو الانتهاء من كل قسم كلما تنزل هيكل التقرير. 
تأكد من التركيز على تقديم أفكارك واستخدام الأدلة الداعمة بدلاً من الهجاء والقواعد أولاً وحدد حججك واكتب بضع جمل تلخص أفكارك الرئيسية وإذا وجدت شيئًا يستحق الاقتباس فاقتبسه.
بمجرد كتابة غالبية النص ، حان الوقت لقراءة هذا النص والتأكد من أنه يتدفق بشكل جيد وتأكد من توجيه فهم القارئ بكلمات انتقالية مثل "تظهر هذه المعلومات ..." ، "بعبارة أخرى ..." ، "مشابه ..." وقم بتمييز النقاط ذات الصلة والمفتاح.
أخيرًا ، اقض وقتًا في الفحص والتدقيق النحوي والإملائي وتحقق من كل المعلومات ذات الصلة وتدفقها المنطقي ومن الأفضل أن تترك يومًا واحدًا على الأقل للتحقق من عملك وتصحيحه. 
لا تحاول تحريره مباشرة بعد أن تعتقد أنك قد انتهيت .

قائمة مراجعة التقرير

قبل أن تذهب وتسلم تقريرك الذي عملت به بجد ، تأكد من أنك فعلت ما يلي:
  • - أكمال صفحة العنوان بالعنوان واسمك والتاريخ وما هو التقرير ووصف ممكن لما هو التقرير.
  • - احتواء صفحة المحتويات على عناوين مناسبة وأرقام الصفحات صحيحة.
  • - التأكد من أن المقدمة تغطي النقاط الرئيسية ونطاق التقرير والهدف الذي يريد تحقيقه.
  • - اضافة تسميات توضيحية أعلى الجداول وأسفل الصور أوالرسوم البيانية.
  • - هل يقدم محتوى التقرير المعلومات بطريقة واضحة ، منطقية ، واقعية ؟
  • - هل الخلاصة توضح النتائج وتكرر الفكرة الرئيسية ولا تتضمن أي معلومات جديدة؟
  • - هل العناوين والعناوين الفرعية تحمل علامات واضحة؟
  • - هل الاقتباسات ذات صلة ، محدثة ويتم الرجوع إليها بشكل صحيح؟
  • - هل استخدمت فواصل الصفحات عند الاقتضاء؟
الآن ، دعونا نطلق ونفتح برنامج مايكروسوفت وورد وننتقل بك إلى الميزات التي ستساعد في تجميع مسودة تقريرك وتقديمه كمستند احترافي.

مميزات مايكروسوفت وورد مفيدة لكتابة التقارير

خذ هذه النصائح بحجم اللقمة واتقنها واحداً تلو الآخر اذ أن مايكروسوفت وورد هو مدفع مسامير كبير مع العديد من الصواميل والمسامير لذا دعنا نركز على مجموعات المهارات الأساسية والأدوات التي ستحتاجها لتخطيط وإعداد وتقديم التقرير المهني وميزات مايكروسوفت وورد التي سنغطيها أدناه هي أيضًا اختصارات إنتاجية ستجعل عملك أسهل.
نصيحة: استخدم مساعد "أخبرني" في مايكروسوفت وورد Word) 2016) لمعرفة المزيد حول الميزات الجديدة في مجموعة Office ولنبدأ بثلاث أدوات أولية ...

استخدام لصق خاص

بالنسبة لمعظمنا ، عندما نحتاج إلى نسخ نص أو صورة إلى مايكروسوفت وورد ، فإن اختصار CTRL + V جيد ولكن في بعض الأحيان قد نرغب في لصق البيانات المنسوخة في تنسيق آخر ، مثل بيانات اكسل (Excel) كصورة وباستخدام الأمر Paste Special يمكنك تجاهل أو تحديد التنسيق عندما تقوم بلصق صورة أو بيانات عرض تقديمي أو جدول أو كائن من أي برنامج آخر في مايكروسوفت وورد.
ستعمل كثيرًا مع جداول ومخططات ايكسل (Excel) في مستند احترافي.
إذا قمت فقط بنسخ ما تريد والنقر فوق لصق ، ستلاحظ أنه سيؤدي إلى إدراج البيانات كجداول ولكن إذا كانت مساحة كبيرة من الخلايا تريد لصقها ولا تريد تحريرها ، فقد ترغب في لصقها كصورة ، مع وجود خيار إضافي لتحريرها.
في مايكروسوفت اكسل: حدد الخلايا التي تريد نسخها وقم بتمييزها و اضغط CTRL + C.
في مايكروسوفت وورد: اذهب إلى الصفحة الرئيسية و لصق> لصق خاص و حدد " لصق خاص"  ومن مربع الحوار حدد كائن ورقة عمل مايكروسوفت أوفيس اكسل .
حدد كائن ورقة عمل مايكروسوفت أوفيس اكسل
حدد كائن ورقة عمل مايكروسوفت أوفيس اكسل
يمكنك تغيير حجم البيانات كما لو كانت صورة وإذا قمت بالنقر المزدوج ، فستتمكن من تعديل القيم. 
يمكنك تغيير الجدول أو المخطط وإعادة تصميمه وإذا قمت بتحديث البيانات في المخطط أو الجدول في اكسل ، يمكنك تحديث المخطط في وورد تلقائيًا.
جرب قائمة السياق بزر الماوس الأيمن أيضا اذ تنبثق قائمة Paste Special:
تغيير الجدول أو المخطط وإعادة تصميمه وإذا قمت بتحديث البيانات في المخطط أو الجدول في اكسل
تغيير الجدول أو المخطط وإعادة تصميمه وإذا قمت بتحديث البيانات في المخطط أو الجدول في اكسل
هناك المزيد من الخيارات لاستيراد البيانات من اكسل إلى وورد و دعم مايكروسوفت أوفيس يصف لهم أيضا في التفاصيل.

استخدم الباحث في مايكروسوفت وورد

نعم ، هناك جوجل ويكيبيديا ولكن التبديل المستمر من مايكروسوفت وورد إلى متصفحك قد يعيق إنتاجيتك ولكن يوفر أوفيس 2016 تكاملًا بحثيًا قويًا لهذا العمل الشائك. 
لا يمكن للباحث مساعدتك في العثور على المحتوى من داخل مايكروسوفت وورد فحسب ، بل يساعدك أيضًا على إضافة الاستشهادات بسرعة ويستخدم الرسم البياني Bing Knowledge للعثور على المحتوى المناسب لدعم وثيقتك.
انتقل إلى الشريط> علامة تبويب المراجع وحدد الباحث وسيتم فتح جزء على اليمين مع خيارات البحث.
اكتب كلمة أساسية للموضوع الذي تريد البحث عنه واضغط على Enter.
يعرض جزء النتائج قائمة بالمصادر التي يمكنك استخدامها في وثيقتك فاختر موضوعًا لاستكشافه بالتفصيل.
أضف الموضوع إلى مستند مايكروسوفت وورد الخاص بك بنقرة واحدة على علامة الجمع في أعلى اليمين ويمكنك أيضًا النقر فوق علامة الجمع على أي نتيجة للاستشهاد بالمصدر في مستند البحث ويساعدك مصدر البحث في دعم بحثك مع مصادر وكتب الويب.
كما سنرى لاحقًا ، تعد الببليوغرافيا المشروحة واحدة من أصعب أجزاء المستند والباحث هو مساعد ذكي يتدخل.

تجميد جزء من وثيقة تقسيم نافذة مايكروسوفت وورد إلى جزأين

لنفترض أن تقريرك المهني سيكون عملاً طويلاً ومعقداً ولذا يمكنك تقسيم نافذة مايكروسوفت وورد إلى جزأين بحيث يمكنك عرض جزأين مختلفين من المستند في نفس الوقت. 
يعد توفير الوقت ثمينًا عندما تريد نسخ ولصق أجزاء من مكان إلى آخر أو الرجوع إلى جزء من المستند أثناء العمل في مكان آخر.
انتقل إلى الشريط> علامة التبويب عرض> انقسام ولإزالة الانقسام ، انقر فوق " إزالة الانقسام" في نفس علامة التبويب.
نسخ ولصق أجزاء من مكان إلى آخر أو الرجوع إلى جزء من المستند أثناء العمل
نسخ ولصق أجزاء من مكان إلى آخر أو الرجوع إلى جزء من المستند أثناء العمل
تمنحك مجموعة Windows عدة خيارات لتغيير الطريقة التي تعمل بها مع اثنين أو أكثر من المستندات والميزات ذاتية التوضيح.
للتمرير في كلا المستندين في نفس الوقت ، انقر فوق " التمرير المتزامن" في المجموعة "نافذة" ضمن علامة التبويب "عرض" ويمكنك أيضًا النقر فوق View جنبًا إلى جنب لوضع جزأين من المستند بجوار بعضهما البعض.
نصيحة: استخدم Split View لعرض تخطيطين مختلفين وعلى سبيل المثال ، طباعة وتخطيط وضبط الانقسام ثم انقر فوق الجزء الذي تريد تغييره ، ثم حدد تخطيطًا مختلفًا في علامة التبويب عرض.

العمل على التصميم والمخطط

عرض التقرير هو ما يجعل شخصًا ما يقرأ تقريراً في المقام الأول ولهذا السبب من المهم أن يتم تقديم تقريرك جيدًا وإذا كان لديك اختيار أربعة تقارير للقراءة ، فماذا ستختار؟
  1. - تقرير مكتوب بخط اليد.
  2. - وثيقة مطبوعة بالأبيض والأسود.
  3. - تقرير مطبوع على ورق A4 عادي بالألوان.
  4. - تقرير مطبوع بالألوان ، مع صفحة عنوان جذابة ، مربوطة بدقة ، وبقعة؟
سوف تلتقط التقرير الرابع لأنه سوف يسحبك نحوه من خلال المظهر المرئي وحده والغطاء الأمامي ليس هو السبب الوحيد اذ أن التقرير المصمم بشكل جيد أسهل في القراءة ومن السهل أيضًا إجراء المسح الضوئي عندما لا يكون لديك وقت للقراءة. 
هذا هو السبب في أنك تحتاج إلى قضاء بعض الوقت على رؤوس الصفحات وتذييلاتها والأنماط والسمات المختلفة وباختصار تنسيق كل عنصر في التقرير.
قد تبدو التنسيقات مهمة روتينية صعبة ولكنها تمرين ممتع سيمرن جميع عضلاتك الإبداعية وستكون الوجبات الرئيسية هي المهارات التي يمكنك تطبيقها على أي شيء في مايكروسوفت أوفيس للمضي قدمًا والوقت الذي ستوفر به مع جميع نصائح الإنتاجية المستفادة هنا.
يحتوي مايكروسوفت وورد 2016 على مجموعة ثرية من الميزات وهذه فقط بعض الطرق التي يمكن أن يبرز بها تصميم تقريرك عن الباقي وأن تكون محترفة ولذلك ، دعونا نستمتع بمهارات التصميم والتخطيط وسيغطي هذا القسم هذه الميزات خطوة بخطوة:
  • - ابدأ بصفحة الغلاف
  • - تقديم جدول المحتويات
  • - إنشاء رأس وتذييل الخاص بك
  • - إضافة أرقام الصفحات
- تنسيق المحتوى
  • - اختيار الخطوط اليمنى
  • - نمط الفقرات
  • - التحكم في فواصل الصفحات
  • - استخدم الأنماط والسمات
  • - التسميات التوضيحية
  • - استخدام أجزاء سريعة
  • - تزيين مع حدود الصفحة

1. ابدأ بصفحة الغلاف

الصفحة الأولى هي أول نقطة اتصال مع القارئ وإنها أيضًا فرصتك لإحداث انطباع إيجابي ولا تدع افتقارك للمهارات الفنية يكون عذرًا لأن وورد يتولى المهمة من خلال معرض الصفحات المضمّن الخاص به وكل ما عليك فعله هو تناغمك مع موضوع التقرير.
يوفر لك مايكروسوفت وورد 16 قالبًا تم تنسيقه مسبقًا وثلاثة قوالب أخرى على Office.com.
انتقل إلى إدراج> مجموعة الصفحات> صفحة الغلاف .
تظهر صفحة الغلاف في بداية المستند بشكل افتراضي.
نظرًا لوجود 16 نموذجًا "رسميًا" فقط معروضة ، فقد تجد أن جميع أقرانك الآخرين لديهم نفس صفحة الغلاف ولذا ، لماذا لا يتم تخصيصها وجعلها فريدة من نوعها قليلاً اذ يمكنك تصميم صفحة عنوان أو صفحة غلاف في مايكروسوفت وورد 

2. تقديم جدول المحتويات

القارء الجيد يفحص أولا ثم يغوص ولذا يوفر جدول المحتويات نقاط الطريق التي تساعده وعندما تكون وثيقة طويلة ومعقدة ، ألا تفضل التحقق من وضع الأرض قبل أن تتوجه إلى القسم الذي يثير اهتمامك؟ فكر في "جدول المحتويات" إذا كان طول المستند الخاص بك أكثر من 10 صفحات.
في مايكروسوفت وورد ، لا يتعين عليك كتابة جدول المحتويات بالكامل باليد اذ توجد أداة تلقائية لجدول المحتويات ضمن علامة التبويب " المراجع" والتي تأخذ المخطط التفصيلي وتصممه لك وأيضا ، يمكنك بسهولة الحفاظ على تحديثه عندما تريد تغيير شيء ما.
هناك أيضًا قوالب يمكنك تنزيلها وملاءمتها حول طبيعة المحتوى وعلى سبيل المثال ، ستبدو TOC للأطروحة مختلفة عن تقرير الشركة السنوي.
لدينا برنامج تعليمي كامل حول كيفية إنشاء صفحة جدول المحتويات في مايكروسوفت وورد .
وجوهر ذلك هو:
قم بإنشاء المخطط التفصيلي واستخدم أنماط العناوين لتنظيم التسلسل الهرمي وقم بتطبيق أداة TOC التلقائية على أنماط العناوين اذ يبحث مايكروسوفت وورد 2016 عن هذه العناوين ثم يدرج جدول المحتويات في وثيقتك. 
ثم يمكنك تحديث جدول المحتويات تلقائيًا إذا قمت بإجراء تغييرات في المستند.
تحديث جدول المحتويات تلقائيًا
لمزيد من التحكم العملي ، يمكنك أيضًا استخدام نمط جدول المحتويات اليدوي و يقوم Word بإدراج نص العنصر النائب وعليك إدراج وتنسيق كل محتوى في القائمة.
تعد الرؤوس والتذييلات مهمة في التقارير لأن الغرض الرئيسي منها هو توفير معلومات حول التقرير في كل صفحة اذ إنها مناطق العرض الشائعة لأرقام الصفحات ويجب أن يحتوي رأس المستند على عنوان التقرير وربما اسم من قام بإنشائه. 
عنوان القسم الحالي مفيد ومن ناحية أخرى ، يجب أن يتضمن التذييل أرقام الصفحات وتاريخ النشر والمعلومات الإدارية الأخرى المطلوبة ولاحظ أن بعض أدلة الأنماط لديها إرشادات خاصة للرؤوس والتذييلات .
لنبدأ بالرأس في وثيقتك ونمنحها مظهرًا فريدًا.
حدد إدراج ، ثم حدد إما رأس أو تذييل الصفحة من المجموعة ويعرض لك المعرض المدمج العديد من الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها.
يتم إدراج مساحة الرأس والتذييل في وثيقتك مع نص العنصر النائب أو الجدول ويتم فتح أدوات الرأس والتذييل على الشريط للقيام بأعمال التنسيق الأخرى مثل التاريخ أو الوقت أو الصورة.
أدخل النص ثم حدد إغلاق الرأس والتذييل .
يمكنك أن تبدأ برأس وتذييل فارغ وإذا كانت لديك مهارات التصميم ، فاستخدم أدوات الرأس والتذييل لتصميم أدواتك ويمكنك استخدام عناصر العلامة التجارية مثل شعارات الشركة أو المؤسسة في الجزء العلوي والحواشي السفلية المنسقة بدقة في الأسفل
ودعونا نحاول وتعديل أحد الرؤوس الذي يحمل في ثناياه عوامل. 
اخترت Facet من المعرض واستغرق البحث النهائي دقيقتين لتكوين تأثيرات نصية بسيطة ورمز مصدره معرض رمزمايكروسوفت أوفيس 
رأس وتذييل الصفحة في مكان ولكن ، كيف تعرف أين أنت في المستند؟ إدراج أرقام الصفحات باعتبارها علامة هامة وهي التالية.

4. إضافة أرقام الصفحات 

تبدو أرقام الصفحات أفضل في تذييل الصفحة على عكس رأس الصفحة كما في الصورة أعلاه ويمكنك إضافة رقم صفحة أساسي من الزر إدراج> رقم الصفحة على الشريط. 
يمكنك أيضًا إضافته من علامة التبويب " تصميم" التي تظهر عند إضافة الرأس وتذييل الصفحة.
لديك الكثير من التحكم في أرقام الصفحات واختر من بين مجموعة واسعة من تنسيقات الأرقام وتخصيصها حسب احتياجاتك. 
في هذه الحالة ، نقوم بإضافة الرقم إلى تذييل الصفحة ولكن يمكنك وضعها في الأعلى أو حتى في الهوامش.
على سبيل المثال: استخدام "صفحة X من XXX" يجعل من أجل مؤشر أفضل على مستند طويل ولتحدد رقم الصفحة انتقل إلى إدراج> أجزاء سريعة . 
من القائمة المنسدلة ، حدد الحقل ويمكنك أيضًا الوصول إلى مربع الحوار Field من علامة التبويب تصميم رأس وتذييل الصفحة.
4. إضافة أرقام الصفحات
إضافة أرقام الصفحات 
اختر NumPages من القائمة الطويلة لأسماء الحقول ومن المربع الموجود على اليمين ، يمكنك اختيار تنسيق معين ولقد اخترت المعتاد 1 ، 2 ، 3. انقر فوق "  موافق" ، وسيظهر عدد الصفحات. 
الآن كل ما عليك القيام به هو إضافة نصك مثل الصفحة X من XXX وتغيير شكل الأرقام باستخدام أدوات تنسيق النص المعتادة المتاحة من علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
يبدو الآن مثل هذا:
علامة التبويب تصميم رأس وتذييل الصفحة
علامة التبويب تصميم رأس وتذييل الصفحة
قم بتصميم الشكل على أي رقم صفحة في المستند ويقوم وورد (Word) بتحديث كل ما تبقى تلقائيًا وتعد أرقام الصفحات أكثر العناصر شيوعًا في تذييل الصفحة ، لكن يمكنها أيضًا الاحتفاظ بأي معلومات أخرى مثل الرأس. 
من الخيارات الموجودة في المجموعة "إدراج" ، يمكنك إضافة التاريخ والوقت ومعلومات المستند والصور والمزيد إلى رأسك أو تذييلك.
بعد ذلك ، نحن نتجه إلى تنسيق المحتوى.
يأتي الرسم المرئي لتقريرك الاحترافي مصحوبًا بـ "تجميل" تقوم بتطبيقه على المحتوى ويعد التنسيق أيضًا خطوة أساسية لمستند يتدفق بشكل جيد ولذلك ، يجب أن تركز قدرًا كبيرًا من الطاقة على اختيار الخط الصحيح ومساحة الفقرة والألوان.
لا تقلق حتى اذ سيجد هذا الجزء الذي يواجه تحديات فنية سهلاً لأن مايكروسوفت وورد يأتي مزودًا بسمات افتراضية وأنماط مرئية ولنبدأ بالعنصر الأساسي في المستند.

5. اختيار نمط الخط الصحيح في مايكروسوفت وورد

لديك اختيار الخط في تقرير وورد المهنية ويحدد ليس فقط كيف النص يبرز ولكن أيضا كيف يتم طباعته وتريد كلاهما لأقصى قدر من التأثير.
يمكنك تطبيق المحرف أي المظهر المرئي للخط على مستند بأكمله أو أجزاء محددة من المستند وتتوفر جميع خيارات الخطوط من علامة التبويب الصفحة الرئيسية. 
اذهب إلى الصفحة الرئيسية> الخط .
 اختيار نمط الخط الصحيح في مايكروسوفت وورد
 اختيار نمط الخط الصحيح في مايكروسوفت وورد
الخط الافتراضي في مايكروسوفت وورد 2016 هو Calibri وانظر إلى ما وراء ذلك لأن لديك الكثير من الآخرين للاختيار من بينها وإذا اخترت Times New Roman ، فقد تعتبر كسولًا ، إذا اخترت Windings ، حسنا ... لا أعتقد أنني بحاجة إلى شرح ذلك ولذا تأكد من اختيار خط يسهل قراءته ويتناسب مع التقرير. 
لتشغيلها بأمان ، اختر أحد خطوط جوجل ذات المظهر الاحترافي اذ انهم متاحين مجانا.

6. نمط الفقرات

إذا كنت ترغب في جعل خطوطك متباعدة فأنت بحاجة إلى تغيير تنسيق الفقرات عن طريق تغيير التباعد اذ يمكنك جعل المستند أسهل في القراءة أو إعطاء انطباع بأنه أطول وأنك وضعت المزيد من العمل فيه.
نمط الفقرات
لتغيير فقرة الوثيقة بأكملها ، من الأفضل أن تختار كل فقرة من النص وإلا ، إذا كنت تستخدم رؤوسًا في تقريرك ، فستتغير أيضًا والخيار الأفضل الآخر هو إذا قمت بتخصيص النمط المعين الذي تستخدمه لتنسيق الفقرة.
للقيام بذلك ، انتقل إلى الصفحة الرئيسية > الأنماط وانقر بزر الماوس الأيمن على النمط الذي تريد تغييره واختر تعديل . 
انقر فوق تنسيق> فقرة في أسفل مربع الحوار والآن ، قم بتغيير التباعد ، المسافة البادئة والمحاذاة للفقرة وانقر فوق موافق لإغلاق مربعات الحوار.

7. التحكم في فواصل الصفحات

فاصل الصفحات يقسم كتلة مستمرة من النص عبر صفحتين وفواصل الصفحات هي عناصر هيكلية مهمة للوثائق الطويلة ويقوم Word تلقائيًا بإدراج فاصل صفحات في نهاية الصفحة ولكن في مستند طويل ، يمكنك وضع فواصل الصفحات في المكان الذي تريده.
لإدراج فاصل صفحات يدوي ، انقر فوق  إدراج>  فاصل صفحات ومن اختصار لوحة المفاتيح: CTRL + Enter
يبدو فاصل الصفحات هكذا عند النقر فوق الأمر إظهار أو إخفاء في مجموعة فقرة .
التحكم في فواصل الصفحات
التحكم في فواصل الصفحات
ولكن ماذا لو كنت تريد الاحتفاظ بمجموعة من الأسطر معًا على صفحة أو عمود وعدم فصلها بسبب فاصل صفحات؟ 
التخطيط في سيطرتك وفقط انقر فوق السهم الصغير الذي تراه في أسفل يمين مجموعة الفقرة وفي  المربع فقرة ، انقر فوق  فواصل الأسطر والصفحات وحدد من بين خيارات ترقيم الصفحات الأربعة هذه:
  • - وضع عنصر التحكم في الأرملة أو اليتيم سطرين على الأقل من فقرة في أعلى الصفحة أو أسفلها.
  • - حافظ على التالي الذي يمنع الفواصل بين الفقرات التي تريد البقاء معًا.
  • - الاحتفاظ بالسطور معًا الذي يمنع فواصل الصفحات في منتصف الفقرات.
  • - فاصل الصفحات قبل الذي يضيف فاصل صفحة قبل فقرة محددة.

8. استخدام الأنماط والسمات

ربما تكون الأنماط والسمات من أكثر الميزات غير المستخدمة في مايكروسوفت وورد ولكنني أعتقد أنه يجب عليك استخدامها في كل فرصة لتوفير الكثير من الوقت ولكن ما هو الفرق بين الموضوع والأسلوب؟ 
مايكروسوفت تقول:
توفر السمات طريقة سريعة لتغيير اللون الكلي والخطوط وإذا كنت تريد تغيير تنسيق النص بسرعة ، فإن أنماط مايكروسوفت وورد هي أكثر الأدوات فعالية.
لذلك ، عندما تتحكم السمات في المظهر العام باللون والتأثيرات والخطوط وابدأ بسمة جيدة لمستندك أولاً  ثم ، استخدم الأنماط للحفر في الأجزاء المحددة التي تريد تغيير مظهرها.
بالنسبة للسمات: انتقل إلى علامة التبويب " تصميم" واختيار موضوع من المعرض ويمكنك رؤية معاينات لما يشبه مزيج الألوان.
بالنسبة للأنماط:   حدد جزء النص الذي تريد تغييره وانتقل إلى مجموعة الأنماط في علامة التبويب الصفحة الرئيسية ويمكنك رؤية معاينات لما تبدو عليه. 
اختر النمط المناسب لمحتواك وعلى سبيل المثال ، اختر نمط عنوان للعناوين في وثيقتك أو نمط معين لأي اقتباسات ويمكنك أيضًا تعديل نمط موجود وإنشاء أنماط جديدة من البداية.

9. التسميات التوضيحية في مايكروسوفت وورد

تحتاج كل صورة أو مخطط أو رسم توضيحي إلى شرح لوصفها بوضوح اذ إنه سطر مفرد من النص ، يقع عادةً أسفل الرسم. 
تعد التسميات التوضيحية أيضًا مرجعًا مهمًا عندما تحتاج إلى ذكرها في مكان آخر والعديد من الوثائق تحذف هذه التفاصيل الصغيرة.
من السهل إضافة تعليق وفقط انقر بزر الماوس الأيمن على الرسم التوضيحي الذي تريد إضافة تعليق عليه وحدد إضافة تعليق .
9. التسميات التوضيحية في مايكروسوفت وورد
التسميات التوضيحية في مايكروسوفت وورد
في مربع الحوار ، أضف نص التسمية التوضيحية وقم بتكوين الخيارات المتبقية ويمكن الرجوع إلى التسميات التوضيحية تلقائيًا في وورد.

10. استخدام أجزاء سريعة

يمكن الحصول على الوثائق المهنية المتكررة وهذا هو السبب في أنك يجب أن تبدأ في استخدام الأجزاء السريعة لمحتوى البويلر الذي تعيد استخدامه طوال الوقت وعلى سبيل المثال ، دعنا نقول أن هناك شرط عقد تقوم بتضمينه مع كل وثيقة أو بعض المعلومات التمهيدية وبدلاً من لصق النسخ المتكرر ، احفظها كأجزاء سريعة وأعد استخدامها مرارًا وتكرارًا.
استخدام أجزاء سريعة
استخدام أجزاء سريعة
الأجزاء السريعة هي أيضا نوع من اللبنة ويمكنك مشاهدة معرض جميع الكتل القابلة لإعادة الاستخدام للمحتوى في Building Block Organizer .
احفظ وأعد الأجزاء السريعة الخاصة بك في خطوتين:
  1. - حدد العبارة أو الجملة أو الجزء الآخر من المستند الذي تريد حفظه في المعرض.
  2. - انتقل إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة> حفظ التحديد إلى معرض الأجزاء السريعة وغيّر الاسم وأضف وصفًا إذا أردت وانقر فوق موافق .
بنفس السهولة ، يمكنك إعادة استخدام مقتطف المحتوى المحفوظ وفقط ضع المؤشر الخاص بك حيث تريد إدراج تحديد من معرض القطع السريعة وانتقل إلى إدراج> مجموعة نصية> أجزاء سريعة ثم انقر فوق الجملة أو العبارة أو التحديد المحفوظ الذي تريد إعادة استخدامه.
ستلاحظ ثلاث فئات أخرى في قائمة Quick Parts.
النص التلقائي: احتفظ وورد 2016 بميزة النص التلقائي القديمة وإنه يعمل مثل الأجزاء السريعة لأي كتلة نصية تستخدمها كثيرًا ومثال عن ذلك ملاحظة تريد استخدامها مع كل وثيقة.
خاصية الوثيقة: مجموعة من الخصائص الثابتة التي يمكنك تضمينها مع كل وثيقة ومثال ذلك: اسم الشركة أو المؤلف.
الحقول: هذه عناصر محددة مسبقًا يتم تحديثها تلقائيًا ومثال ذلك: التاريخ والوقت وأرقام الصفحات وما إلى ذلك
تذكر أن إدخالات خاصية المستند يمكن أن تتضمن في بعض الأحيان معلومات لا ترغب في مشاركتها مع الجميع ولذلك راقب عن كثب هذه الحقول وإزالة البيانات الشخصية المخفية كلما لزم الأمر.

11. التزيين مع حدود الصفحة

تبدو حدود الصفحة جيدة ليس فقط على النشرات والدعوات وإذا تم ذلك بشكل صحيح ، فيمكن إضافة لمسة من الفصل إلى مستند اذ تتوفر مجموعة متنوعة من أنماط الخطوط والعروض والحدود الفنية من قائمة Design في الشريط.
انتقل إلى التصميم> حدود الصفحة وفي مربع الحدود والتظليل ، استخدم علامة تبويب حدود الصفحة لتصميم حدودك.
التزيين مع حدود الصفحة
التزيين مع حدود الصفحة
الإعدادات ذاتية التوضيح وجرب Shadow أو 3-D مع الألوان الصحيحة لإضافة حد دقيق ولكن أنيق وقد تكون أنماط الفن بحدود قصاصات فنية رائعة للغاية بالنسبة للمستندات الاحترافية.
استخدم أزرار الركن الأربعة في نافذة المعاينة لتحديد جوانب الصفحة لرسم حدود وانقر فوق هذه الأزرار لإزالة الحدود أو إضافتها كما تشاء.
ضع المؤشر على الصفحة الأولى من المستند إذا كنت تريد وضع حد حول الصفحة الأولى فقط ويمكنك أيضًا وضع حدود حول صفحات معينة في القسم. 

المراجع والتعاون

يمكن أن يبدو تقرير وورد (Word) بمثابة عمل روتيني لا يمكن السيطرة عليه اذ انه مثل تنظيم مليون كومة من القش في أكوام صغيرة أنيقة والفكرة هي أن تعرف بدقة المكدس الذي يحتوي على الدبوس الذي تبحث عنه وتهدف هذه الميزات لجعل وورد أسهل.

1. إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد

عند كتابة مستندات كبيرة مثل تقرير يحتوي على الكثير من المعلومات ، قد لا تكون صفحة المحتويات كافية و مؤشر يجب أن تظهر في نهاية المستند، مع أرقام الصفحات إلى الكلمات الرئيسية والمعلومات الواردة في التقرير ولذا قم بإنشاء فهرس لمساعدة القارئ على الرجوع إلى المعلومات الصحيحة برقم الصفحة فقط.
قم بعمل فهرس إذا كان المستند يحتوي على أكثر من 20 صفحة لأن مايكروسوفت وورد2016 لا تدع هذه العملية تطغى عليك ولديها أساسا جزأين:
  • - حدد الكلمات أو المعلومات التي تريد تضمينها في الفهرس.
  • - ضع الفهرس في المكان المناسب في المستند.
يمكنك التمرير خلال المستند النهائي ووضع علامة على الكلمات أو العبارات التي تريد تضمينها في الفهرس أو تمييزها أثناء تقدمك وفي كلتا الحالتين ، حدد النص الذي تريد استخدامه كإدخال فهرس أو انقر حيث تريد إدراج الإدخال.
1. انقر فوق  المراجع  >  علامة الإدخال .
إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد
إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد
2. قم بتحرير النص في  مربع الحوار وضع  علامة لإدخال الفهرسة ويمكنك أيضًا إضافة إدخال فرعي يحدد الكلمة الرئيسية التي استخدمتها في الفهرس. 
يمكنك إضافة مستويات متعددة ويظهر كل منها مسافة بادئة أسفل الإدخال الرئيسي.
إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد
إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد
3. ضمن خيارات ، يمكنك أيضًا إنشاء مرجع تبادلي إلى إدخال رئيسي آخر ويمكن للقارئ استخدام هذا للإشارة إلى المعلومات ذات الصلة في مكان آخر في نفس المستند.
4. استخدم تنسيق رقم الصفحة لتحديد مظهر أرقام الصفحات في الفهرس.
5. انقر فوق  كافة  بمناسبة بدء مؤشر ولتمييز هذا النص في كل مكان يظهر فيه في المستند ، انقر فوق وضع  علامة على الكل .
6. كرر العملية لكل الكلمات والعبارات التي تريد تضمينها في الفهرس.
الآن لقد قمت ببناء الفهرس الخاص بك الآن وأدخله في المكان المناسب في نهاية المستند.
1. انقر فوق الصفحة التي تريد إدراج الفهرس فيها.
2. انقر فوق المراجع> إدراج الفهرس .
3. يتم عرض مربع الحوار الفهرس وهنا يمكنك اختيار تنسيق إدخالات النص وأرقام الصفحات وعلامات التبويب وشخصيات القائد.
إنشاء فهرس في مايكروسوفت وورد
4. اختر المظهر من التنسيقات المختلفة في القائمة وتحقق من نافذة المعاينة على اليمين وتذكر أن نافذة المعاينة لا تعرض الفهرس الفعلي اذ إنها مجرد "محاكاة" لكيفية ظهورها.
5. انقر فوق موافق والفهرس الخاص بك جاهز الآن وفي بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى إضافة المزيد من الإدخالات إلى الفهرس بعد إدراجها في الصفحة. 
حدد الإدخال وانتقل إلى المراجع> تحديث الفهرس لتضمين الإشارات الجديدة.
أيضًا ، أضف عنوانًا للفهرس لأن وورد لا يقوم بذلك تلقائيًا.

2. إنشاء المراجع

وثيقتك تقريبا جاهزة والآن ، أنت بحاجة إلى اعتماد جميع أعمال البحث والأفكار الأخرى التي أشرت إليها في وثيقتك وحان الوقت لببليوغرافيا.
قد لا يحتاج تقرير الشركة إلى قائمة المراجع ولكن الورقة الأكاديمية لم تنته بعد والمراجع هي واحدة من أكثر الوظائف الشاقة في التقرير الأكاديمي اذ يجب أن يكون لديك كل الاستشهادات الخاصة بك بالترتيب قبل الجلوس لتأطير المراجع. 
أيضًا ، حدد أسلوب الاقتباس وفقًا لإرشادات موضوعك ولا تتردد في الاستفادة من مولدات الاقتباسات والمراجع من الجهات الخارجية لبناء هذا القسم.
لكن ، لدى مايكروسوفت وورد 2016 مجموعة أدوات كاملة لجعل هذه العملية غير مؤلمة قدر الإمكان ولذلك ، انتقل إلى النقطة في المستند حيث تريد وضع المراجع ومن الجيد أن يكون لديك اقتباس واحد على الأقل لتضمينه ولكن حتى إذا لم تقم بذلك ، فإن مايكروسوفت وورد 2016 يتيح لك استخدام استشهاد نائب وتعبئة المصادر لاحقًا.
انقر فوق المراجع> قائمة المراجع .
يقدم مايكروسوفت وورد (Word) بعض أنماط المراجع التي تختلف فقط في أسماء العناوين الخاصة بها واختر النمط المناسب ، ثم أدخل الاستشهادات من الزر في مجموعة الاستشهادات والببليوغرافيا .
تحتوي أداة المراجع على خطوات قليلة ومن أجل الإيجاز ، سأوجهك إلى صفحة مساعدة مايكروسوفت وورد الممتازة التي تعد دليلاً خطوة بخطوة.
ستطلب منك بعض الأوراق الأكاديمية إنشاء ببليوغرافيا مشروحة اذ إنها نسخة أكثر تجسيدًا من المراجع مع قائمة من الاستشهادات إلى المجلات والكتب والمقالات والمستندات الأخرى تليها فقرة قصيرة والفقرة هي وصف للمصدر وكيف تدعم ورقتك.

3. الإسناد الترافقي في مايكروسوفت وورد

يمكنك استخدام مرجع تبادلي لمساعدة القارئ على التنقل خلال مستند طويل اذ أنه في أي نقطة في المستند ، يمكنك إخبار القارئ بالرجوع إلى العنوان ورقم الصفحة والصورة والرسم البياني والحاشية السفلية والتعليقات الختامية والفقرة. 

ارتباط المرجع التبادلي هو وسيلة أنيقة لتوصيل المعلومات ذات الصلة معًا ويتعين على القارئ فقط النقر على الرابط للذهاب إلى مقتطف المعلومات وإليك كيف تفعل هذا:
1. حدد مكان المرجع التبادلي واكتب النص الذي يخبر القارئ عنه وعلى سبيل المثال: "الرجوع إلى الرسم البياني 3 لمعرفة الاتجاهات المستقبلية".
2. انتقل إلى إدراج> الإسناد الترافقي .
3. في   المربع نوع المرجع ، انقر فوق القائمة المنسدلة لتحديد ما تريد الارتباط به.
الإسناد الترافقي في مايكروسوفت وورد
الإسناد الترافقي في مايكروسوفت وورد
4. ستتغير الخيارات الموجودة في " إدراج مرجع" إلى القائمة المنسدلة وفقًا لاختيارك أعلاه.
5. في أي مجال، انتقل من خلال الخيارات وأقول كلمة والمعلومات الدقيقة للربط.
6. حدد مربع "إدراج كارتباط تشعبي" لإنشاء الارتباط التشعبي للحصول على المعلومات المرجعية.
7. انقر فوق " إدراج" لتضمين المرجع التبادلي في المستند.
تذكر أنه يمكنك عمل إشارات مرجعية إلى المعادلات والأشكال والرسوم البيانية والجداول إذا كنت قد استخدمت تسميات توضيحية تحتها.
لا يمكن لوورد إنشاء مرجع تبادلي لشيء غير موجود وسيقوم Word بإعلامك بهذه الأخطاء وأيضًا تحديث المراجع التبادلية تلقائيًا عند تغيير رقم الصفحة أو نص العنصر المشار إليه.

4. استخدام التعليقات

يمكن أن يكون التقرير الاحترافي وظيفة فردية أو يمكنك مساعدة فريق لإعداد المسودة الأولى ويعد التعليق المتواضع من أكثر الأدوات استخدامًا في مستندات Word اذ يتم عرضه على شكل بالون ملون مستطيل في الهامش أو في جزء المراجعة.
يمكنك استخدام التعليقات كـ "ملفات تعريف ارتباط" صغيرة أو ملاحظات ذاتية مثل ترك ملاحظات صغيرة لنفسك في الهوامش أثناء الكتابة والتحرير والمراجعة في طريقك من خلال تقرير أو مخطوطة. 
كن مبدعًا وأضف روابط إضافية إلى موارد أخرى أو استخدمها للحصول على النصائح والمؤشرات أو الارتباط بأجزاء مختلفة من المستند أو إعداد رابط ملاحظات للقراء.
يعد مايكروسوفت وورد 2016 أيضًا أداة محسنة للكتابة التعاونية وتلعب التعليقات دورًا كبيرًا في توصيل التعليقات عبر الفريق وإليك كيفية عمل نظام التعليقات ..
1. قم بتمييز النص الذي تريد إضافة تعليق إليه أو انقر عليه في نهاية كتلة النص.
2. انتقل إلى إدراج> تعليق واكتب تعليقك في المربع وستظهر التعليقات في منطقة الترميز على اليمين. 
عادةً ما تكون طريقة عرض "تخطيط الطباعة" هي أفضل طريقة لرؤية التعليقات بجانب النص.
3. انتقل إلى علامة التبويب مراجعة وشاهد المزيد من الخيارات للتعليقات وتعرض علامة التبويب هذه أيضًا جميع عناصر التحكم لتتبع التغييرات والتعليقات في مستند تعاوني. 
استخدم خيارات العلامات لعرض أو إخفاء التعليقات وعلى سبيل المثال: لا تخفي العلامات أيالتعليقات ومنطقة الترميز على اليمين.

وضع اللمسات الأخيرة على التقرير الخاص بك في مايكروسوفت وورد

بمجرد اكتمال وحفظ الجزء الأكبر من تقريرك ، حان الوقت لإنهاء تقريرك وعندما أقول وضع اللمسات الأخيرة ، لا أقصد تصحيحه ويجب أن يتم ذلك أيضا. 
الآن ، يجب عليك اتخاذ التدابير الأمنية لحماية التقرير من التغييرات غير المصرح بها والانتحال اذ ستوفر تدابير الأمان هذه مستوى إضافيًا من المصداقية لملفك الإلكتروني قبل مشاركته وسيغطي هذا القسم:
  • - التوقيعات
  • - إدراج العلامات المائية
  • - اجعل المستند "للقراءة فقط"
  • - كلمة السر حماية المستند الخاص بك
  • - طباعة المستند الخاص بك إلى PDF

1. التوقيعات

يمكنك إضافة توقيع نصي أي لمسة شخصية للتقرير ولكن توقيع النص البسيط لا يحتاج إلى أي مصادقة والتوقيع الرقمي هو أفضل طريقة لحماية المستند من الوصول غير المصرح به و التوقيع الرقمي يؤكد أن الوثيقة جاءت من الموقع ولن يتم العبث بأي شكل من الأشكال بها ولنقم بإنشاء خط توقيع في مايكروسوفت وورد 2016 ولذا في المستند ، ضع المؤشر الخاص بك حيث تريد إنشاء خط توقيع.
1. انتقل إلى إدراج  > مجموعة نصية  > خط التوقيع  وانقر فوق  Microsoft Office Signature Line .
إنشاء خط توقيع
إنشاء خط توقيع في مايكروسوفت وورد 2016 ولذا في المستند 
2.  يتم عرض مربع الحوار إعداد التوقيع ولذا املأ الحقول كما هو محدد. 
إذا كنت تقوم بإرسال المستند إلى شخص آخر للتوقيع ، فأضف الإرشادات الخاصة بالتوقيع في الحقل المخصص له ويمكن أن يضيف الموقِّع أيضًا غرضًا للتوقيع إذا تم تحديد خانة الاختيار السماح للتوقيع بإضافة تعليقات في مربع الحوار Sign .
إنشاء خط توقيع في مايكروسوفت وورد 2016 ولذا في المستند
إنشاء خط توقيع في مايكروسوفت وورد 2016 ولذا في المستند 
3. انقر فوق " موافق " وسيعرض المستند الآن عنصرًا نائبًا للتوقيع.
أدخل توقيع:
عندما تحتاج إلى توقيع مستند بتوقيع رقمي ، انتقل إلى سطر التوقيع وانقر بزر الماوس الأيمن فوقه وسيُطلب منك التوقيع باستخدام معرّف رقمي وإذا لم يكن لديك واحد ، فستخبرك مايكروسوفت بالحصول على واحدة من شريك خدمة التوقيع.
إذا لم يكن لديك معرف رقمي يمكنك فقط إدراج تمثيل نصي لخط التوقيع ويمكنك استخدام توقيع مكتوب أو صورة لا تتطلب المصادقة.

2. إدخال علامات مائية

تعتبر علامة مايكروسوفت وورد المائية عبارة عن مؤشر مرئي مزيف ولكنه لا يزال مفيدًا لحالة المستند وعلى سبيل المثال ، يمكنك استخدام علامة مائية تشير إلى "المسودات" لتمييزها عن الإصدار النهائي للوثيقة أو استخدم العلامة المائية للإشارة إلى أن المستند محمي بحقوق الطبع والنشر أو سري.
علامة "المسودة" هي الأكثر شيوعًا ولكن ، يوفر لك مايكروسوفت وورد العديد من العلامات المائية الأخرى للاختيار من بينها.
1. انتقل إلى تصميم  > خلفية الصفحة  واختر  علامة مائية وسيتم تمكين زر العلامة المائية في عرض الطباعة فقط.
2. يمكنك اختيار صورة أو علامة مائية نصية من المعرض اذ تتوفر كلا الإصدارين الأفقي والقطري  ويمنحك مربع الحوار جميع خيارات التخصيص للحصول على المظهر النهائي للعلامة المائية فجرب خطوطًا وتخطيطات وأحجامًا وألوانًا مختلفة.
3. يمكنك كتابة النص الخاص بك في حقل النص لإنشاء علامة مائية مخصصة.
4. اختر  موافق  لتطبيق العلامة المائية على وثيقتك ويقوم مايكروسوفت وورد تلقائيًا بتطبيق العلامة المائية على كل صفحة باستثناء صفحة العنوان.

3. جعل المستندات للقراءة فقط في مايكروسوفت وورد

يجب ألا يحتاج التقرير المحترف بطبيعته إلى تحريره من قرائه وتحويل المستند إلى PDF هو طريقة واحدة ولكن يمكنك أيضًا تطبيق بعض القيود الإضافية في مايكروسوفت وورد ومنع التعديل أو الإغفال العرضي من أي نوع اذ هناك ثلاث طرق لحماية المستند.
أولاً - اجعل وثيقتك للقراءة فقط.
هذا يضمن أنه يمكن قراءة المستند الخاص بك أو نسخه ولن يمنع أي شخص من نسخ الملف وإجراء تغييرات على النسخة.
1. انتقل إلى علامة التبويب " ملف" >  معلومات  >  حماية المستند  > وضع  علامة "نهائي".
2. عندما يفتح القراء مستندًا ، سيحث شريط في الأعلى القراء على التعامل مع هذا المستند للقراءة فقط ولكن ، يمكنهم النقر فوق "تعديل على أي حال" لفتح المستند في وضع التحرير.
ثانيا - كلمة السر وحماية المستند الخاص بك.
حماية المستند من التعديلات غير المرغوب فيها بواسطة حاجز كلمة المرور.
1. ضمن حماية المستند ، اختر تشفير بكلمة مرور واكتب كلمة مرور وانقر فوق " موافق" .
2. في   المربع تأكيد كلمة المرور ، اكتب كلمة المرور مرة أخرى ثم انقر فوق  موافق وسيتم فتح المستند مع مطالبة القارئ بكلمة مرور.
الثالث - تقييد التحرير.
تساعدك ميزة التحكم هذه كمؤلف على تحديد أجزاء المستند التي يمكن للآخرين تحريرها وأيها سيتم إغلاقها وفكر في الأمر على أنه الحارس الذي يسمح لكبار الشخصيات بالدخول ولكن مع ذلك يحظر الباب أمام القوم العاديين.
1. انتقل إلى مراجعة  >  تقييد التحرير .
جعل المستندات للقراءة فقط في مايكروسوفت وورد
جعل المستندات للقراءة فقط في مايكروسوفت وورد
2. ضمن  قيود التحرير  حدد السماح بهذا النوع فقط من التحرير في المستند وتأكد من أن القائمة  لا تحتوي على تغييرات للقراءة فقط .
لا توجد تغييرات أي للقراءة فقط الذي هو نوع التقييد الافتراضي وللحصول على مستوى تقييد مختلف للمستند ، انقر فوق القائمة واختر من التغييرات المتعقبة أو التعليقات أو ملء النماذج.
3. لتحرير بعض الأقسام من حظر التحرير ، حدد الأقسام للتحرير دون قيود ولتحديد أكثر من منطقة ، انقر فوق CTRL أثناء تحديد المنطقة باستخدام الماوس.
4. يمكنك التحقق من كل شخص تحت استثناءات في لوحة تقييد التحرير أو انقر فوق المزيد من المستخدمين والسماح لمستخدمين محددين فقط بتعديل الأقسام وسيتم تحديد المناطق المسموح بها بأقواس مربعة.
5. انقر فوق  نعم وابدأ في فرض الحماية .
الآن ، اكتب كلمة مرور فريدة في المربع الذي يفتح ويجب عليك كتابتها مرة أخرى لتأكيدها وكلمة المرور اختيارية لكنه يضمن أنه لا يمكن لأي شخص النقر فوق  إيقاف الحماية  وتعديل المستند. 
إذا كنت لا تزال مصابا بجنون العظمة ، فابدأ وشفر مستند مايكروسوفت وورد  كما فعلنا في العملية الثانية أعلاه.

4. طباعة وتحويل التقرير الخاص بك من مايكروسوفت وورد إلى PDF

تنسيق المستند المحمول يأتي مع العديد من المزايا والمستند جاهز والآن تحتاج إلى مشاركته أو إرساله لطباعته اذ تحتاج العديد من التقارير الاحترافية إلى الاحتفاظ بالتنسيق كما هو مقصود.
لحفظ أو تحويل نسخة وورد إلى PDF فان مايكروسوفت وورد لا يحتاج  إلى أي وظائف إضافية خاصة بجهات خارجية وفقط اذهب إلى ملف  >  تصدير  >  إنشاء PDF / XPS .
طباعة وتحويل التقرير الخاص بك من مايكروسوفت وورد إلى PDF
طباعة وتحويل التقرير الخاص بك من مايكروسوفت وورد إلى PDF
تذكر أن مستند Word قد يحتوي على معلومات حساسة لا تريد تضمينها في PDF ولذا قم بإزالته قبل النشر إلى PDF اذ في نافذة النشر بتنسيق PDF أو XPS ، اختر  خيارات ثم حدد  وثيقة  ومسح  خصائص الوثيقة وعيّن أي خيارات أخرى تريدها واختر  موافق .
استعرض للوصول إلى المكان الذي تريد حفظ الملف فيه وانقر على نشر .

الخطوة التالية…

أنت قريب من خط النهاية والتقرير جاهز للتسليم إلى قرائك ولكن هناك وظيفة واحدة متبقية.
اقلب الصفحات وتأكد مرة أخرى من أن تقريرك سهل القراءة واقترب منه بعين القارئ واسأل نفسك هل نظمت أفكارك وكتبت بشكل مقنع؟ 
هل تتدفق المعلومات بشكل جيد مع المخططات والرسوم التوضيحية وهل يمكن أن يتصفحوا ويجدوا المعلومات بسرعة؟ 
هل النص مقروء؟ استخدم درجة قابلية القراءة لقياس مستوى قابلية قراءة المستندات كخطوة أخيرة.
وربما لاحظت أيضًا أننا لم نغطي بعض جوانب برنامج مايكروسوفت وورد وعلى سبيل المثال ،  تعد جداول مايكروسوفت وورد أداة مهمة لعرض البيانات أو قوة القوائم في إدارة المعلومات.
ويبلغ عمر مايكروسوفت وورد أكثر من ربع قرن وهو مزود بميزات صغيرة وفي موقع المتقدم قمنا بتغطية كل زاوية وركن من هذا الوحش ولذا ، استخدم مواردنا لمعرفة المزيد حول هذا البرنامج مجانًا اذ أن كل ميزة جديدة من مايكروسوفت وورد المستفادة ستجعل حياتك أسهل.
بعد كل شيء ، إذا كان هناك خيارات فقد لا يرغب أحد في قراءتها ولكن كتابة تقرير العمل واستخدامه للتواصل أمران مختلفان وبالنسبة لبعض البدائل ، تحقق من أفضل معالجات النصوص على الإنترنت وشاركنا رأيك أدناه في التعليقات.

شارك المقالة: